Da jeg var sekretær´n i borettslagets styre...

"After Dinner at Ornans" (1849) - maleri utført av den franske kunstneren Gustave Gourbet. Maleriets motiv viser menn som hygger seg med godt drikke, tobakk og musikk etter et bedre måltid. Et borettslags styre skal gjøre jobben på en grundig og seriøs måte, ellers vil det ikke fungere særlig godt. Men alle som har sittet i et slikt styre vet at møtene lett blir kjedelige, noe som da hemmer styremedlemmenes motivasjon og inspirasjon. Et velfungerende styre vil måtte bestå av motiverte og inspirerte mennesker som har glede av arbeidet. Det sies at mennesker som trives i sitt arbeid produserer mer - noe som selvsagt også gjelder for medlemmer av et borettslags styre. Å skape god trivsel gjør arbeidet lystbetont og dermed mer effektivt. Hvordan man så kan skape trivsel vil alltid være betinget av hvor mottakelige styremedlemmene er for sånt.

 

 

"If your actions inspire others to dream more, learn more, do more and become more, you are a leader."

 

- John Quincy Adams

 

 

Det var på en av borettslagets generalforsamlinger. Jeg var uforsiktig nok til å ta ordet flere ganger, noe som resulterte i at lederen for borettslagets styre foreslo at jeg skulle bli den neste sekretæren. Etter at jeg hadde tenkt meg litt om sa jeg ja. Forslaget ble bifalt av generalforsamlingen og jeg ble enstemmig valgt. Det ble starten på to meget uvanlige og fargerike år i styremedlemmenes øyne.

Posten som sekretær i et borettslags styre er den nest viktigste, etter lederen. Vedkommende er lederens fortrolige, står for møteinnkallelse, skriver møtereferat, får fri tilgang til arkivet (som gir innsyn i alle saker - også konfidensielle saker som er unndratt styrets menige medlemmer), er bindeleddet mellom lederen og de øvrige styremedlemmene, står for all korrespondanse, er med på alle møter mellom styrets leder og representanter fra boligbyggelagets ledelse, og ansees som en mulig styreleder i fremtiden.

Det er en viktig og ansvarsfull jobb, og jeg gjorde min egen vri på den...

Allerede på det første styremøtet noterte jeg meg at enkelte ting burde endres. Gardinene på styrerommet trengte å vaskes, duken på bordet måtte strykes, en god del papirer og dokumenter lå stablet i bunker på skrivebordet og andre steder (de trengte å bli sortert og komme i arkiv), det var ingen oppslagstavle, tidligere møtereferat var kortfattet (de var utilstrekkelige om man ville ha godt innsyn i saksprosesser), det var ingen esker/bokser for løspapiret, ingen brevkurv, mangelfull merking av ringpermene, ingen styreklubbe (lederen banket i bordet med en lighter når et vedtak var fattet), kassereren hadde ikke pengekasse (pengene lå i en stor konvolutt i safen), ikke nøkkelskap (nøklene lå løst på skrivebordet), ingen kjøkkenkluter eller oppvaskhåndkle (oppvasken ble tørket med papir). I tillegg fikk vi kun pulverkaffe og mariekjeks på møtet.

Jeg var referent på møtet. Fordi det var mitt første styremøte sa jeg lite, jeg lyttet for det meste. På tampen av møtet, da ordet var fritt, sa jeg: "Jeg har nettopp kjøpt meg en ny kaffetrakter, og vet ikke hva jeg skal gjøre med den gamle. Den er fortsatt i fin stand, så om dere synes kan jeg overlate den her slik at vi får god kaffe på møtene." Lederen og de øvrige styremedlemmene nikket og bifalt. Etter at møtet var over tok jeg oppvasken. Da oppvasken var tatt gikk jeg over til min leilighet og hentet kaffetrakteren.

Så skulle jeg skrive referatet. Jeg hadde på forhånd bestemt meg for å skrive et fyldig referat slik at det var mulig å følge saksprosessen bedre. De tidligere referatene var på kun en A4 side. Referatet som jeg skrev var på hele fire sider. Det hører med til historien at de øvrige styremedlemmene syntes at referatet var unødig langt, men boligbyggelagets ledelse sa at det var nettopp slike referat de ønsket slik at de kunne følge saksprosessen bedre. Det gjorde at styremedlemmene godtok mine fyldige referat. Videre sa boligbyggelagets ledelse at mine referat var så velskrevne og presise at jeg fortjente å få Nobelprisen i litteratur. 

Uka etter det første styremøtet vasket jeg gardinene og strøk duken (som lå på langbordet). I tillegg vasket jeg gulvet med grønnsåpe og tørket støv over hele styrerommet. Videre kjøpte jeg kjøkkenkluter og oppvaskhåndkle. Jeg tok min gamle brevkurv (jeg hadde anskaffet meg en ny) og plasserte den på skrivebordet ved siden av pc´en. Kjøpte også ringpermer og papirbokser slik at arkivet kunne oppgraderes. Jeg fikk penger av kassereren til innkjøpene etter at lederen hadde gitt grønt lys.

Da jeg skulle skrive innkallelsen til det neste styremøtet gjorde jeg en liten vri. Innkallelsene var inntill da på kun en A4 side. De viste tid og sted, samt saksorden. Innkallelsen jeg skrev var på fire sider. Den første siden var med tid og sted, samt saksorden. På de tre neste sidene hadde jeg noe som jeg kalte for "Poesi for Pilen" (Pilen er navnte på vårt borettslag). Jeg skrev først en kort biografi om en norsk dikter, etter biografien la jeg til ett par dikt av dikteren. Dette gjorde jeg for å gjøre møteinnkallelsene mer spennende å lese for styremedlemmene. Den første dikteren jeg skrev om var Elias Blix, siden ble det flere.

Jeg ruslet over til styrerommet i god tid før møtet skulle begynne. I forkant hadde jeg - for egen regning - kjøpt en eske "Gode Ønsker" slik at vi hadde noe godt til kaffen. Jeg var alene på styrerommet og gikk igang med å trakte en kanne kaffe. Langbordet ble ryddet for alt løspapiret, duken rettet ut, kaffekopper og esken med "Gode Ønsker" satt på bordet, og duftlys tent. Da styrets medlemmer ankom duftet det nytraktet kaffe over hele styrerommet. Møtet gikk sin gang, og på tampen spurte jeg om det var greit at vi anskaffet en vannkoker slik at de som ville ha te istedet for kaffe kunne få det. Lederen og styremedlemmene bifalt.

Kassereren ga meg penger og jeg dro til Clas Ohlson og kjøpte en vannkoker. Videre kjøpte jeg te (i poser) med ulike smaker. Jeg hadde noen velegnende glasskrukker som jeg ikke benyttet meg av. Glasskrukkene tok jeg med til styrerommet og fylte dem med teposene. Det så både pent ut i hylla på kjøkkenet samt at aromaen ville bli bedre bevart. 

Til det andre styremøtet hadde jeg bestemt meg for at vi skulle ha rømmevafler til kaffen. Jeg lagde vaffelrøra hjemme hos meg selv. Tok så med meg røra, vaffeljernet, ett par bokser lettrømme, et glass jordbærsyltetøy, samt en pakke brunost, og ruslet over til styrerommet. Jeg stekte vaflene i styrerommets kjøkkenkrok. En nydelig duft av nystekte vafler bredte seg i hele styrerommet samt i oppgangen. Da styremedlemmene kom utbrøt de: "Steker du vafler til møtet, Morten? Du verden! Dét har vi aldri opplevd før!" Og de klappet meg vennskapelig på skulderen. Jeg gliste mens jeg holdt på med vaflene, tenkte at dette ville bli et hyggelig møte. De satte seg ved langbordet, som var dekket med tallerkner, kopper, bestikk, servietter, samt skåler med rømme, syltetøy og brunost. Og så begynte vi møtet.

Til det tredje møtet lagde jeg sjokoladekake. Kaka var fylt med nøtter, dynket med brun rom og glassert med (smeltet) mørk sjokolade. Jeg ankom styrerommet i god tid, satte fatet med kaka midt på langbordet, traktet en kanne kaffe og dekket bordet. Igjen ble styremedlemmene overrasket. De himlet med øynene da de så den digre sjokoladekaka som stod midt på langbordet, og de lot seg ikke be to ganger når jeg sa "værsågod".

Det ble slik at til hvert styremøte stekte jeg enten vafler, lagde kake, eller hadde med meg en eske konfekt. Og styremedlemmene var overveldet. Jeg husker at lederen utbrøt på ett av møtene: "Ååååå! Dette her er ikke godt for hjertet mitt!" Og så forsynte han seg med nok et kakestykke. Møtene ble meget trivelige, og jeg fikk mye takk og ros av styremedlemmene.

Utover dette satte jeg igang med å lage et ordentlig arkiv, samt kjøpte inn oppslagstavle og en liten nøkkelboks (som ble hengt på veggen). Videre kjøpte jeg et lite veggur, slik at vi bedre kunne følge med på tiden under møtene. Men dessverre sa lederen nei til å kjøpe en styreklubbe. 

På ett av møtene rett før jul tok jeg med meg cigarer og en flaske cognac. Det var ment til etter møtet for de som ville ha. Jeg reiste til Berlin tidligere på høsten og hadde kjøpt plenty med bra cigarer i byen. Mot møtets slutt tok jeg frem flasken med cognac og esken med cigarer og sa at de som ville ha bare kunne forsyne seg. Styremedlemmene lo høyt, og lederen sa humrende: "Nei, det går ikke, Morten! Hva tror du naboene her ville komme til si? Om de fikk vite at vi røkte cigar og drakk cognac på styrerommet? Og skulle det komme ledelsen i boligbyggelaget for øre ville det ha blitt oppvask!" Så det ble med det.

Da vi hadde julebord kledde jeg meg ut som julenisse med både drakt og maske. Jeg hadde bakt pepperkaker, kjøpt inn portvin og konfekt, og hadde gaver til alle styremedlemmene (en liten bok i paperback). Ingen av styremedlemmene - bortsett fra lederen - visste at jeg skulle være julenisse. På forhånd hadde jeg ordnet alt; styrerommet var pyntet, langbordet dekket, og levende lys tent. Jeg ankom etter at styremedlemmene hadde innfunnet seg, banket på døra og overrasket alle med mitt kostyme. Styremedlemmene gliste og lo, og de ble forundert da de fikk sine gaver.

Jeg leste et lite juleeventyr av Asbjørnsen og Moe for styremedlemmene, og stemningen var meget hyggelig. Vi spiste pepperkaker og konfekt, drakk portvin og julekaffe, sang ett par julesanger, og trivdes i lag. Mot slutten av julebordet leste jeg diktet "Etter en rangel" av Jakob Sande. Vi ønsket hverandre god jul, og så gikk vi hvert til vårt.

Utover dette sørget jeg for å sende julekort til styremedlemmene (noe jeg gjorde hver jul), samt at de fikk bursdagskort når de hadde bursdag.

Ved en anledning spurte jeg styremedlemmene om de hadde lyst på litt mat på styremøtene. Jeg sa at jeg kunne lage en velsmakende kyllinggryte, med alkoholfritt øl og/eller mineralvann som drikke til maten. Men de sa dessverre nei, begrunnet det med at det ville være for mye av det gode. 

Videre arrangerte jeg karneval for barna i borettslaget, samt fest på St. Hansaften (med musikk og dans), og grillfester. Karnevalene og festene ble holdt i borettslagets lille park om sommeren. På forhånd hadde jeg sjekket på nettsiden til yr om været ville bli bra. Når alt var i boks sendte jeg ut innbydelse til alle i borettsalget. Mange foreldre tok med seg barna sine og kom, og vi hadde det veldig trivelig sammen. Jeg arrangerte også kakefest for barna i borettslaget, samt tok med barna på pizzarestaurant i byen ved ett par anledninger. Det meste av utgiftene til dette dekket jeg selv.

Da de to årene var omme sa jeg fra meg sekretærposten. Det hadde vært to meget fine og hyggelige år, men jeg syntes at det ble for mye papirarbeid. Jeg varslet lederen i forkant om min beslutning. På et møte informerte han de øvrige styremedlemmene om at jeg ville trekke meg som sekretær (på den neste generalforsamlingen). Styremedlemmene ga uttrykk for at de skjønte mitt valg, men at de også var skuffet fordi de antok at styremøtene i den neste perioden neppe ville bli like hyggelige.

Kvelden før generalforsamlingen, da jeg som den siste (etter å ha tatt oppvasken) skulle forlate styrerommet, kikket jeg meg rundt i rommet. Nyvaskede gardiner hang i vinduene, nystrøket duk lå på langbordet, brevkurv var plassert på skrivebordet, nøkkelboks hang på veggen, ringpermer merket med dato og saksinnhold stod ordnet i hylla over skrivebordet, kaffetrakter og vannkoker stod på kjøkkenbenken.

Og jeg kjente en svak eim av nystekte vafler...